Vrijwilligersbeleid – Martial Arts Centrum Helmond

VRIJWILLIGERSBELEID

Martial Arts Centrum Helmond

INHOUDSOPGAVE

Visie
Taken vrijwilligers
Mede zeggenschap
Wat heeft Martial Arts Centrum Helmond te bieden
Aansturing vrijwilligers
Voorwaarden vrijwilligers
Werving vrijwilligers en procedures
Werkafspraken en vrijwilligerscontact
Interne communicatie en inspraak
Deskundigheidsbevordering
Behouden vrijwilligers door loslaten!
Concurrentiebeding
Bijlage I Vrijwilligerscontract
Bijlage II Verdeling en checklist vrijwilligerstaken

VRIJWILLIGERSBELEID

1. Visie

Martial Arts Centrum Helmond (MAACH) werkt met vrijwilligers. Zonder vrijwilligers zou Martial Arts Centrum Helmond niet in deze vorm kunnen voortbestaan. Martial Arts Centrum Helmond is een organisatie die geheel belangeloos en alleen op vrijwilligers voort bestaat.

De vrijwilligers zijn dan ook de belangrijkste personen in het geheel, zij zijn verantwoordelijk voor het uitdragen en uitvoeren van de gezamenlijke visie en uitvoering van de werkzaamheden.

De visie die de sportschool wil uitdragen is een sport en ontmoetingsplek zijn waar eenieder zich op zijn gemak voelt en welkom voelt. Er moet een veilige sfeer zijn en er moet respectvol met elkaar omgegaan worden. Als vrijwilliger bij Martial Arts Centrum Helmond zal je hier zorg voor moeten dragen.

Je zult een rolmodel moeten zijn voor de leden, andere vrijwilligers, ouders/verzorgers en ieder die binnen komt.

Je zult het belang van de organisatie voorop moeten stellen, leden zijn bijvoorbeeld vrij in het kiezen van een trainingsavond.

De keuze om als organisatie in een eigen pand te vestigen heeft grote financiële gevolgen. Toch wordt de locatie als belangrijk onderdeel van het geheel gezien, dit voor ontmoeting buiten en tijdens de sporttijden, het eigen kunnen maken van de ruimte, het kunnen trainen op sportmatten en het hebben van een boksring.

De vrijwilliger heeft hier als taak goed zorg te dragen voor de accommodatie en evt. personen aanspreken bij onterecht gebruik.

De vrijwilliger wil als vrijwilliger aan de slag omdat het vrijwilligerswerk gezien wordt als een hobby en een bijdrage wil leveren aan de maatschappij.

2. Taken vrijwilligers

Er zijn binnen de organisatie verschillende functies voor vrijwilligers. Het is afhankelijk van je functie welk takenpakket je hebt. De functie als (assistent)trainer komt het vaakst voor en is essentieel voor het voortbestaan van Martial Arts Centrum Helmond, vandaar dat we deze functie uitgewerkt hebben. Zie tweede alinea hieronder.

Andere taken binnen de organisatie die onderverdeeld moeten zijn onder de vrijwilligers staan hieronder benoemd.

Taken die er liggen die verdeeld zijn onder de vrijwilligers:

Dagelijks bestuur (secretaris, penningmeester, voorzitter). Deze zijn vastgelegd bij de KVK.
Beheerder, regelt gedeeltelijk inschrijvingen en uitschrijvingen, is verantwoordelijk voor voor de dagelijkse routine. (verkoop en bestellingen)

Controleert de ruimtes voor gebruik.

Inkoper, doet de inkoop na de bestelling (bar, sportmaterialen en schoonmaakmaterialen)
Administratief medewerker(s), verzorgen de ledenadministratie
Schoonmaker(s),
Contactpersoon email, beantwoorden vragen leden / potentiële leden, contacten JIBB en Wijkraad(PR trainingen)
Website beheerder, houdt de website up to date, vakantie-informatie, foto’s programma
Vertrouwenspersoon, is aanspreekpunt voor leden en derden als er problemen zijn.
ARBO toezichthouder, controleert veiligheid en maakt risico inventaris. Denk aan controleren verzekeringen, brandblussers, EHBO schema en EHBO diploma’s, VOG’s, nooduitgangen en vluchtplannen.

Taken van de vrijwilligers /trainers

De vrijwilligers van Martial Arts Centrum Helmond (MAACH), zijn verantwoordelijk voor het tijdig starten en eindigen van de lessen. Ze zijn als trainer een belangrijk gezicht voor de organisatie. Ze zullen daarom ook ten aller tijde een professionele houding aan moeten nemen. Als trainer heb je vaak aanzien en daardoor ben je een rolmodel voor de leden die je traint, de trainer moet hiervan bewust zijn tijdens zijn doen en laten.

Als trainer van “vechtsport” ben je verplicht in je trainingen terug te laten komen dat vechtsport is voor op de mat en nooit daarbuiten mag worden toegepast.

De (assistent)trainer is verantwoordelijk voor afwisselende lessen, het onderling ruilen of meekijken bij collega trainers bevorderd de kwaliteit van je lessen. Als trainer moet je luisteren naar wat de vraag is van de doelgroep en hierop afstemmen, wat niet wil zeggen dat je een andere sport gaat aanbieden of andere tijden gaat lesgeven. De organisatie gaat altijd via het dagelijks bestuur.

De (assistent)trainer is bereidt zich te scholen. Denk hierbij aan EHBO en een opleiding DWA (docent Weerbaarheid en Agressieregulatie).

Een laatste taak van een trainer is om communicatie in goede banen te laten lopen. Denk aan klachten doorgeven of naar de juiste persoon doorverwijzen, hoe sneller deze aangepakt worden, hoe minder klachten een eigen leven gaan leiden. Ook andere frustraties en ergernissen direct melden bij het dagelijks bestuur. PR via social media via een kanaal laten lopen en niet allemaal aparte eilandjes creëren in het grote geheel.

3. Mede zeggenschap

De organisatie Martial Arts centrum Helmond is een vereniging, wat wil zeggen dat leden zeggenschap hebben. De trainers kunnen zichzelf laten horen in vergaderingen maar ook de wensen van leden laten horen. Het is belangrijk in vergaderingen openheid te geven over hoe je in de organisatie staat. Denk hierbij aan wat je prettig vindt en noem ook zeker wat je niet prettig vindt. Hiervoor zal minimaal 2 x per jaar de mogelijkheid gegeven worden tijdens overleg met trainers.

4. Wat heeft Martial Arts Centrum Helmond te bieden?

Fijne sfeer; Martial Arts centrum Helmond biedt de vrijwilligers een fijne plek om naartoe te komen. Een soort thuisbasis.
Opleidingsmogelijkheden; Martial Arts Centrum Helmond vergoed de trainingen en EHBO opleidingen die nodig zijn voor de trainers.
Trainingsmaterialen; de trainers krijgen hun trainingsmaterialen van de vereniging, als zij iets nodig hebben kunnen zij een aanvraag indienen.
Bedankje, de trainers krijgen jaarlijks een bedankje rondom kerst / het nieuwe jaar.
Waardering; de trainers krijgen waardering van de leden en het dagelijks bestuur.
Maatwerk; elke trainer kan aangeven wat eigen behoeftes zijn rondom het trainen, het bestuur zal bekijken wat de mogelijkheden zijn.
Vergoeding, vrijwilligers krijgen evt. kleine vergoeding conform wetgeving.
Gratis consumptie in de kantine voor eigen gebruik.

5. Aansturing vrijwilligers

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de aansturing, begeleiding van vrijwilligers.

Het algemeen bestuur informeert alle trainers naar hun tevredenheid, zij stellen vragen over waardering, ze nemen de trainers serieus en pakken de signalen op.

Jaarlijks wordt bij alle vrijwilligers geïnformeerd naar toekomstplannen en motivatie.

6. Voorwaarden Vrijwilligers

VOG; Elke (assistent) trainer is in het bezit van een VOG, de administratie van de sportschool heeft hiervan bewijs. De VOG;s worden elke 5 jaar opnieuw aangevraagd.

Bekwaamheid lesgeven / bevoegdheid

Als trainer moet je een bevoegdheid hebben in het lesgeven. Het bestuur kan bij incidentele gevallen een bekwaamheidsverklaring vaststellen, dit moet onderbouwd zijn.

Minimaal een jaar inzetbaar

De vrijwilliger moet de intentie hebben minimaal een jaar aan de slag te gaan bij Martial Arts Centrum Helmond.

Duidelijk takenpakket

Met elke vrijwilliger die start moet zijn / haar takenpakket doorgenomen zijn. Het moet van beide kanten duidelijk zijn wat je van elkaar kunt verwachten en wat niet.

Inwerkperiode

Als vrijwilliger word je ingewerkt. Een assistent-trainer zal een langere inwerkperiode hebben dan een schoonmaak(st)er. Met het bestuur wordt per persoon de inwerkperiode afgestemd.

Openstaan voor verbetering

Elke vrijwilliger moet open staan voor verbetering. Kritisch naar jezelf kunnen kijken en bijstellen waar nodig is, is hierbij van belang.

Kopie legitimatie gegevens en contactgegevens aandragen

De administratie moet in bezit zijn van een kopie van je ID en contactgegevens

7. Werving vrijwilligers en procedure

Tijdens de trainingen van de reguliere lessen komen er talenten naar voren van de leden. Het is gebruikelijk dat de leden die affiniteit hebben met het lesgeven en hier ook geschikt voor zijn rustig aan opgeleid worden om mee te assisteren. Het mee assisteren is nog geen vrijwilligers taak. Pas als dit frequent voor gaat komen en er is potentie om trainer te worden kan het bestuur met deze persoon om tafel gaan zitten en de mogelijkheden afstemmen.

De voorwaarden worden dan voorgelegd en onderzocht.

Tijdens het gesprek moet de motivatie van de vrijwilliger in kaart gebracht worden, denk aan:

O Behoefte om nuttig te zijn

O Uitdragen visie, ideële opvattingen

O Ervaring op willen doen

O Behoefte aan iets nieuws

O Behoefte aan training / scholing

O Kans op betaald werk vergroten

O Behoefte aan waardering

O Behoefte aan persoonlijke ontwikkeling

O Behoefte aan zelfstandig lesgeven

O Behoefte aan sociale contacten

O Behoefte aan meer invloed in de organisatie

Op het moment dat iemand echt geïnteresseerd is zal er een functie omschrijving moeten volgen uitgewerkt in een vrijwilligerscontract.

Het contract mag pas ondertekend worden als alle daarvoor benodigde documenten aanwezig zijn.

Gesprek met dagelijks bestuur

De volgende onderdelen moeten aan bod komen tijdens het gesprek met de nieuwe vrijwilliger.

de organisatie; zoals doelstelling, visie, werkwijze, etc.
de taken en de benodigde tijdsinvestering
de vrijwilliger zelf; zoals motivatie, kennis, vaardigheden, etc.
wat de organisatie te bieden heeft
de verdere procedure

Bestuur laten besluiten.

Het bestuur zal overleggen en nagaan of het geheel compleet is en of de vrijwilliger past binnen de bestaande cultuur. Evt wordt er een proeftijd afgesproken.

8 . Werkafspraken en vrijwilligersovereenkomst

Er worden werkafspraken gemaakt voor de duidelijkheid. Zodat beide partijen weten waar zij aan toe zijn. De afspraken en functieomschrijvingen zijn uitgewerkt in het vrijwilligerscontract. Het ondertekenen van het vrijwilligerscontract wil zeggen dat er wederzijds rechten en plichten zijn. Als een vrijwilliger niet wil tekenen omdat dit het vrijwilligerswerk te verplicht maakt zullen er wel afspraken op papier gezet worden. Wel moet voldaan worden aan alle andere voorwaarden.

Het bestuur dan indien van toepassing besluiten in hoeverre een niet getekend contract volledig is voor uitbetaling en binding.

De afspraken die schriftelijk worden vastgelegd hebben o.a. betrekking op: visie, werkwijze, gedragscodes, communicatie, huisregels, taken, opleiding, ehbo en werktijden, vakantieafspraken, opzegtermijn, verzekeringen en onkosten- vergoeding.

Belonen van vrijwilligers

Bij het woord beloning wordt al snel gedacht aan een financiële vergoeding. Hoewel de financiële vergoeding een rol kan spelen, is het zeker niet het belangrijkste aspect bij vrijwilligerswerk.

Bij vrijwilligerswerk heeft beloning veel meer te maken met aspecten zoals:

waardering en erkenning
rechtvaardigheid
zekerheid
veiligheid
identiteit en status

Het geven van een vrijwilligersvergoeding wordt gedaan als het financieel toereikend is voor de organisatie. Het uitgangspunt is evenredige verdeling in de vergoeding.

Onkostenvergoeding

Onkostenvergoeding wordt niet vergoed. Alleen als je als vrijwilliger onkosten maakt voor de organisatie naar andere locaties, denken aan kosten om naar een opleidingslocatie, wedstrijd te gaan worden wel vergoed. De km vergoeding bedraagt 0,19 cent. Kosten openbaar vervoer kunnen vergoed worden door een kwitantie.

Onkosten materialen

Onkosten materialen worden door de organisatie aangeschaft, nadat een aanvraag is gehonoreerd door het dagelijks bestuur of de voorzitter.

Vrijwilligersvergoeding
Het bestuur bepaald of vrijwilligersvergoeding betaalbaar is. Dit kan per periode verschillen. Als trainer mag je inzicht hebben op de financiele stukken en dit bespreekbaar maken met het bestuur. In het principe zal er betaald worden zolang er een positief saldo is op de rekening van Martial Arts centrum Helmond.

De maximale onbelaste vergoeding is € 150,- per maand, met een maximum van € 1500,- per jaar. Hiervoor geldt dat je maximaal 5 € per uur vergoed krijgt.

Mensen met een bijstandsuitkering mogen maximaal € 95,- per maand ontvangen tot een maximum van € 764,- per jaar. Dit bedrag kan worden uitgekeerd zonder dat de Belastingdienst bewijzen van gemaakte kosten eist van de vrijwilliger. De vrijwilliger dienst zelf aan te geven als deze niet meer dan € 764,- euro wil ontvangen.

De trainers: Krijgen mits mogelijk vergoeding per uur dat zij daadwerkelijk ingepland staan. Extra uren die je mee helpt onder de verantwoordelijkheid van een andere trainer worden niet vergoed. Vrijwilligersvergoeding a 5 euro per uur, met maximum die boven vermeldt staan

Bestuur : het bestuur krijgt voor het dagelijkse bestuur geen aparte vergoeding. Wel kunnen zij gratis sporten bij Martial Arts Centrum Helmond.

Administratie: De ledenadministratie komt neer op 10 uur per maand, deze worden vergoed als vrijwilligersvergoeding. Vrijwilligersvergoeding a 5 euro per uur, met maximum die boven vermeldt staan

Beheer: Vrijwilligersvergoeding a 5 euro per uur, met maximum die boven vermeldt staan

Schoonmaak: Vrijwilligersvergoeding a 5 euro per uur, met maximum die boven vermeldt staan

Verzekeringen

Als vrijwilliger ben je verzekerd bij Martial Arts centrum Helmond, je hebt een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering.

9. Interne communicatie en inspraak

Doordat Martial Arts Centrum Helmond alleen werkt op basis van vrijwilligers is het soms lastig om de communicatielijnen altijd op de juiste wijze te laten verlopen. Het is daarom prettig elkaar scherp te houden op afspraken en verantwoordelijkheden.

Het (liefst gelijktijdig) informeren van trainers

Een veel gehoorde klacht van vrijwilligers is over gemaakte besluiten en wijzigingen is hierbij van belang. Het informeren van vrijwilligers via de email is hiervoor een oplossing als het gaat om kleine wijzigingen (vakantietijden etc). Andere informatie zal tijdens vergaderingen besproken moeten worden of een op een. Het bestuur is hier verantwoordelijk voor.

Voor informatie, uitschrijvingen, klachten en tips kun je leden altijd verwijzen naar de website sport@maach.nl

Als leden de vertrouwenspersoon willen spreken kun je ze verwijzen naar de contactgegevens op de website.

Andere signalen die je opvangt graag in goede banen leiden en terugkoppelen aan het bestuur of zelf even op info@maach.nl zetten.

De communicatie namens Martial Arts centrum Helmond via social media alleen met toestemming van het dagelijks bestuur.

Communicatie media

Media of andere soortgelijk geïnteresseerde kun je verwijzen naar het bestuur.

Concurrenten

Communicatie over andere sportscholen bevorderd niet onze eigen kracht, zowel positief als negatief spreken met leden hierover is niet gewenst. Natuurlijk kun je hier wel over hebben tijdens een algemene vrijwilligers vergadering.

Inspraak en medezeggenschap

Inspraak en mede zeggenschap zijn belangrijk omdat het de betrokkenheid van de vrijwilligers vergroot. Vrijwilligers praten in principe mee over zaken over:

beleid en visie; waar richt uw organisatie zich op
uitvoering van het werk; hoe wordt het werk verricht

WERKOVERLEG

Bij een werkoverleg staat de inhoud van het werk centraal. Een werkoverleg kan zowel individueel als groepsgewijs plaatsvinden. Het werkoverleg functioneert het best wanneer het met een bepaalde regelmaat plaatsvindt. We proberen een keer per drie maanden aan te houden, maar in ieder geval 2 x per jaar. Alle onderwerpen die met het verrichten van het werk te maken hebben kunnen aanbod komen, zoals: de voortgang, de resultaten, probleemsituaties, de wijze waarop bepaalde taken moeten worden uitgevoerd, arbeidsomstandigheden, etc.

Het voordeel van werkoverleg is dat het de kwaliteit van het werk kan verbeteren, de vrijwilligers goed geïnformeerd worden en dat signalen van ontevredenheid op tijd worden opgevangen.

Conflicthantering

Waar mensen met elkaar samenwerken kunnen conflicten ontstaan. Op zich geen verontrustende situatie, zolang het conflict in een vroegtijdig stadium wordt herkend en er adequaat op wordt gereageerd.

In het beginstadium zijn er allerlei symptomen die wijzen op een conflict zoals: de sfeer verslechtert, er wordt minder hard gewerkt, het verloop stijgt en het ziekteverzuim neemt toe. Bij het signaleren van dit soort symptomen is het van belang de mogelijke conflicthaarden te zoeken. Dit kan zowel door middel van groepsoverleg als via individuele gesprekken.

De vier meest voorkomende bronnen van conflicten in organisaties zijn:

doelen en beleid; onenigheid over de richting die de organisatie inslaat
macht en invloed; onduidelijkheid over taakafbakening
identiteit en cultuur; vooral na grote veranderingen in werkwijze, etc.
persoonlijke en stijlverschillen; bijvoorbeeld verschillen in wijze van communiceren.

Conflicten zijn dynamische processen en dienen te worden opgelost. Goed uit een conflict komen betekent vaak dat je als team en organisatie sterker wordt. Op de eerste plaats moet helder worden wat het eigenlijke conflict is. Soms lijkt een conflict te gaan over verschil van mening over de werkwijze, terwijl persoonlijke irritaties de eigenlijke conflictbron vormen. Praten over persoonlijke irritaties vinden veel mensen moeilijk, waardoor conflicten vaak op een verhulde manier bespreekbaar worden gemaakt.

In organisaties waar veel met vrijwilligers wordt gewerkt, ontstaan nogal eens problemen tussen vrijwilligers. Het probleem zal opgepakt moeten worden door een bestuurslid en uitgesproken moeten worden of een standpunt uit moeten ontstaan.

10. Deskundigheidsbevordering

Bij deskundigheidsbevordering kan het gaan om relatief eenvoudige werkinstructies tot vergaande kennis-, attitude- en vaardigheidstrainingen.

Veelal vindt deskundigheidsbevordering op drie momenten plaats:

bij aanvang van het werk, om het werk naar behoren te verrichten
gedurende het werk wanneer er tekortkomingen worden geconstateerd of als opfriscursus
als het werk verandert waardoor nieuwe kennis en vaardigheden nodig zijn.

Met vrijwilligers werken betekent dat een cursus of training niet zomaar verplicht gesteld kan worden. Belangrijk is om vooraf goed te bespreken waarom de organisatie de cursus of training noodzakelijk acht.

11.Behouden van vrijwilligers door loslaten!

Onze vrijwilligers mogen grotendeels zelfstandig werken. Door ze deze zelfstandigheid te geven, binden en behouden we de vrijwilligers.

Het geven van inspraak en het horen van de vrijwilligers zijn belangrijk om vrijwilligers te behouden.

Onze vrijwilligers zijn natuurlijk altijd vrij om te gaan en om zichzelf elders verder te ontwikkelen, een betaalde baan zou een goede reden zijn om elkders aan de slag te gaan.

12. Concurrentiebeding

Martial Arts Centrum Helmond vindt het positief als vrijwilligers voor zichzelf gaan starten, ook in een soort gelijke branche. Wel buiten een straal van 5 km, dit om direct verloop van leden te voorkomen en de organisatie niet in financieel gevaar te brengen. Tijdens je werk als vrijwilliger bij Martial Arts Centrum communiceer je namens de organisatie en in het belang van de organisatie.

Bijlage I: Vrijwilligerscontract

De stichting/vereniging ………………………………………………..

Gevestigd te ………………………………………………..

Vertegenwoordigd door ………………………………………………..

en de vrijwilliger ……………………………………………….

Adres ……………………………………………….

Geboortedatum ……………………………………………….

De vrijwilliger verklaart dat zij/hij bekend is met en een exemplaar heeft ontvangen van de richtlijnen voor vrijwilligers binnen de vereniging. Zij/hij kan zich verenigen met wat daarin staat over doel en werkwijze van de stichting, met taken en plaats van de vrijwilligers in het algemeen binnen de organisatie en hun inbreng in het beleid. Voorts met hetgeen voor vrijwilligers is geregeld met betrekking tot verzekeringen en onkostenvergoeding.

De volgende concrete afspraken zijn gemaakt tussen de vrijwilliger en de stichting:

De taken van de vrijwilliger zijn:
De werktijden zijn:
Voor het inwerken en de begeleiding zal zorgdragen:
De volgende onkosten zullen door de stichting worden vergoed:
Voor de vrijwilliger is een W.A.- en ongevallenverzekering afgesloten .
Deze overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd afgesloten. Bij beëindigen van de samenwerkingsrelatie wordt door beide partijen in principe een uitwerkperiode van 2 maanden in acht genomen.

In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger zal deze tijdig de organisatie hiervan op de hoogte brengen.

De organisatie verplicht zich de vrijwilliger te begeleiden en op de hoogte te stellen van bijzonderheden met betrekking tot de werkzaamheden.

Zowel de vrijwilliger als de organisatie zullen deze afspraken zo goed mogelijk nakomen.

Namens de organisatie(naam)De vrijwilliger(naam) Handtekening:Datum: Handtekening:Datum:

Bijlage II Verdeling en checklist vrijwilligerstaken

Dagelijks bestuur

(secretaris, penningmeester, voorzitter). Deze zijn vastgelegd bij de KVK.

Naam:

Functie:
Vrijwilligersbeleid ontvangen: ja / nee