Privacyverklaring

Martial Arts Centrum Helmond (MAACH)

1.       Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe vereniging Martial Arts Centrum Helmond (MAACH) omgaat met persoonsgegevens van haar leden. We informeren u over de gegevens die we van u registreren, hoe deze verwerkt worden en de wijze waarop deze beschermd zijn. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van privacy en zorgen ervoor dat persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

2.       Verwerkte persoonsgegevens

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens voor de ledenadministratie en het uitvoeren van onze activiteiten:

• Voor- en achternaam (volledige naam)

• Geslacht

• Geboortedatum

• Geboorteplaats

• Adres

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• Bankrekening (tenaamstelling en IBAN)

• Gegevens van ouders, voogden of verzorgers bij minderjarige leden;

• Eventuele overige gegevens, die zijn nodig voor het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer; Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het beheer van het lidmaatschap en worden alleen gebruikt voor interne doeleinden.

3.       Doeleinden van gegevensverwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie: het bijhouden van een overzicht van onze leden en het voldoen aan wettelijke plichten (ledenadministratie en bewaarplicht).

• Communicatie: het versturen van relevante informatie, uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten, onderwijs gerelateerde communicatie, beantwoorden van vragen en het eventueel afhandelen van klachten/ juridische geschillen.

• Contributie: het innen van contributie.

Vereniging Martial Arts Centrum Helmond (MAACH) verwerkt uw persoonsgegevens met name ter uitvoering van haar activiteiten. Indien er een zwaarder gerechtvaardigd belang bestaat dan uw privacybelang, zijn wij gerechtigd uw persoonsgegevens voor dat doel te verwerken. Indien wij uw persoonsgegevens op andere gronden dan de hierboven genoemde willen verwerken, zal uw toestemming worden gevraagd voor deze verwerking.

4.       Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, misbruik of ongeoorloofde toegang. Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de ledenadministratie.

5.       Delen van gegevens

• Vertrouwelijkheid: alle persoonsgegevens binnen de ledenadministratie worden vertrouwelijk behandeld.

• Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan andere partijen (dus ook niet aan partijen buiten de EU of internationale organisaties), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht.

6.       Toestemming

Bij aanmelding/ inschrijving als lid vragen wij om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens . Dit vindt plaats door middel van het online versturen van een ingevuld (digitaal) aanmeldformulier (www.maach.nl). Leden hebben het recht om de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien, te laten wijzigen of te verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Daarnaast heeft u het recht om een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door vereniging Martial Arts Centrum Helmond (MAACH). Bij een dergelijk verzoek zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen; U kunt een beroep doen op een van bovenstaande rechten door een e-mail of een brief te sturen of persoonlijk een verzoek te doen bij het bestuur.

7.       Beelden en filmpjes

• Doel van beeldmateriaal: wij kunnen tijdens verenigingsactiviteiten foto’s en filmpjes maken om onze activiteiten/ evenementen vast te leggen, te delen met onze leden en te gebruiken voor promotiedoeleinden. Denk hierbij aan onze website, sociale media en nieuwsbrieven.

• Toestemming: het maken en publiceren van beeldmateriaal is gebonden aan de privacywetgeving. Zodra personen herkenbaar in beeld komen, zijn de beelden persoonsgegevens. Daarom vragen wij vooraf toestemming aan de mensen die op de foto’s en filmpjes staan. Deze toestemming moet vrijwillig worden gegeven en duidelijk maken waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt.

• Rechten van Betrokkenen: leden hebben het recht om hun toestemming op elk moment in te trekken. Als iemand bezwaar heeft tegen het gebruik van beeldmateriaal waar hij of zij op staat, zullen wij hier rekening mee houden en het materiaal verwijderen.

• Beveiliging: wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal en zorgen ervoor dat het veilig wordt bewaard. Alleen geautoriseerde personen binnen de vereniging hebben toegang tot deze bestanden.

8.       Klachten

Mocht u een klacht hebben over de wijze waarop vereniging Martial Arts Centrum Helmond (MAACH) uw persoonsgegevens registreert en/of verwerkt, dan kunt u hier melding van maken bij het bestuur van vereniging Martial Arts Centrum Helmond (MAACH) of bij onze vertrouwenspersoon. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien het gaat om de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit kan via de Autoriteit Persoonsgegevens op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9.       Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd, raadpleeg onze website regelmatig zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

10.   Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring kun je rechtstreeks contact opnemen met onze privacyfunctionaris, zijnde de voorzitter Chaib el Maach (regelmatig aanwezig in het verenigingsgebouw) of een e-mail sturen naar sport@maach.nl